LEANIO DMS - Dokumentenmanagementsystem
Dokumente neu gedacht: Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort

In vielen Unternehmen sind Dokumente überall – nur nicht da, wo sie gebraucht werden. Arbeitsanweisungen liegen auf Netzlaufwerken, Prüfprotokolle ausgedruckt und abgeheftet in Ordnern, Nachweise in E-Mails. Informationen sind vorhanden – aber im Alltag oft schwer auffindbar oder nicht eindeutig.

Das LEANIO Dokumentenmanagementsystem bringt Struktur in dieses Chaos und integriert Dokumente direkt in Ihre Prozesse. So werden sie nicht nur abgelegt, sondern aktiv genutzt – genau dort, wo sie benötigt werden.

Dokumente werden damit zu einem echten Werkzeug in der Produktion.

Warum ein DMS in der Produktion mehr können muss

Ein klassisches Dokumentenmanagement reicht nicht aus, wenn Dokumente nicht nur archiviert, sondern im laufenden Betrieb sicher und verbindlich genutzt werden müssen.

Typische Anforderungen in der Produktion sind:

• Schneller Zugriff auf eindeutig relevante Informationen
• Verwendung ausschließlich freigegebener und aktueller Dokumente
• Verbindliche Dokumentation und Nachweispflichten

Genau hier setzt das LEANIO DMS an und verbindet Dokumentenmanagement mit operativen Prozessen.

Struktur, wo sie notwendig ist: Gelenkte Dokumente.

In der Praxis braucht es beides: klare Regeln für kritische Dokumente und gleichzeitig Flexibilität im Alltag. Das LEANIO DMS vereint diese beiden Ansätze in einem System.

Gelenkte Dokumente bilden die Grundlage für alle geregelten Inhalte, beispielsweise:

• Arbeitsanweisungen
• Betriebs- und Sicherheitsanweisungen
• Prüfpläne und Qualitätsdokumente

Diese Dokumente werden strukturiert verwaltet und aktiv gesteuert – mit klar definierten Regeln und Prozessen.

• Versionen und Revisionen sorgen für eindeutige Dokumentenstände
• Freigabeworkflows regeln Prüfung und Freigabe
• Berechtigungen steuern Zugriff und Bearbeitung
• Hierarchische Ordnerstrukturen bilden Ihre Organisation ab

Jeder Bereich kann dabei eigene Regeln definieren – etwa für erlaubte Dokumenttypen, Freigabepflichten oder die Anzeige am BDE oder Board. Diese Regeln lassen sich vererben oder gezielt überschreiben und passen sich so flexibel Ihrer Organisation an.

Ungelenkte Dokumente – für alles, was einfach da sein muss

Nicht jedes Dokument benötigt einen komplexen Prozess. Für viele Inhalte zählt vor allem, dass sie schnell abgelegt und jederzeit wiedergefunden werden können.

Typische Beispiele:

• Fotos aus der Produktion
• Lieferscheine und Belege
• einmalige Dokumentationen

Diese Dokumente lassen sich unkompliziert ablegen und stehen zentral zur Verfügung – ohne zusätzlichen Aufwand oder Prozesslogik.

Dokumente werden Teil Ihrer Prozesse

Der entscheidende Unterschied liegt nicht in der Ablage, sondern in der Integration: Dokumente sind direkt mit Ihrer Produktion verknüpft.

Sie werden beispielsweise mit Artikeln, Arbeitsplätzen oder Abteilungen verbunden und stehen genau dann zur Verfügung, wenn sie benötigt werden.

• Verknüpfung mit Artikeln, Arbeitsplätzen und Abteilungen
• Steuerung, welche Dokumente wann sichtbar sind
• Automatische Bereitstellung im richtigen Kontext

Das Ergebnis: Mitarbeiter erhalten automatisch die Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen, z. B.:

• Beim Start eines Fertigungsauftrags erscheinen passende Arbeitsanweisungen oder Schulungsunterlagen
• Am Arbeitsplatz-BDE sind alle relevanten Dokumente direkt verfügbar

Verbindlichkeit statt Annahmen

Dokumente werden nicht nur angezeigt, sondern aktiv in Prozesse eingebunden und abgesichert.

• Pflichtdokumente erzwingen notwendige Nachweise (z. B. Fotos oder Zertifikate)
• Mitarbeiter werden aktiv zur Bereitstellung von Dokumenten aufgefordert
• Alle Schritte werden sauber dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert

Das schafft Verbindlichkeit – besonders wichtig für Qualitätssicherung, Sicherheit und Audits.

Immer aktuell. Immer nachvollziehbar.

Durch klare Freigabe- und Versionsmechanismen bleibt jederzeit nachvollziehbar, welcher Stand gültig ist und wie sich Dokumente entwickelt haben.

• Freigabeprozesse sichern die Verwendung geprüfter Dokumente
• Revisionen machen Änderungen transparent
• Historien zeigen lückenlos, was wann passiert ist

Am BDE und Board wird automatisch immer die richtige Version angezeigt – ohne zusätzlichen Aufwand.

Schulung und Wissen direkt integriert

Dokumente sind nicht nur Informationsquelle, sondern auch Grundlage für Qualifikation und Wissenstransfer.

• Nutzung von Dokumenten für Schulungen
• Nachverfolgung von Qualifikationen
• Klare Zuordnung von Wissen zu Prozessen

Wissen bleibt damit nicht im System verborgen, sondern wird direkt in der Produktion wirksam.

Flexibel bei Formaten und Anforderungen

Das LEANIO DMS unterstützt alle gängigen Dokumenttypen und lässt sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.

• Office-Dateien
• PDFs und Texte
• Bilder und Videos
• technische Zeichnungen (auch 3D)

Welche Formate erlaubt sind, definieren Sie selbst – passend zu Ihren Prozessen und Richtlinien.

Ein System, das im Alltag funktioniert

Neben der Struktur zählt vor allem die praktische Nutzbarkeit im Alltag.

• Dokumente anzeigen, vergrößern und in externen Programmen öffnen
• Versand per E-Mail direkt aus dem System
• Intuitive Bedienung ohne Schulungsaufwand

Das Ergebnis

Eine strukturierte Dokumentenlandschaft, die nicht nur verwaltet, sondern aktiv genutzt wird.

• Klare und konsistente Dokumentenstruktur
• Keine veralteten Arbeitsanweisungen mehr
• Weniger Rückfragen und Fehler
• Saubere Auditfähigkeit