LEANIO Digitaler Belegeingang
Rechnungen verstehen, prüfen und freigeben – automatisch und transparent

Rechnungen kommen über verschiedene Kanäle, in unterschiedlichen Formaten und mit individuellen Strukturen. Im Alltag bedeutet das oft hohen manuellen Aufwand, aufwendige Prüfungen und unnötige Rückfragen.

Mit dem digitalen LEANIO Rechnungseingang werden Belege automatisch erfasst, verstanden und verarbeitet. Medienbrüche, manuelles Abtippen und unnötige Schleifen entfallen.

So wird aus einem oft unübersichtlichen Prozess ein klarer, nachvollziehbarer und deutlich effizienterer Ablauf.

Von der Rechnung zur Entscheidung – in wenigen Sekunden

Eingehende Belege werden automatisch verarbeitet und in eine Form gebracht, mit der direkt weitergearbeitet werden kann.

• Auslesen per KI – unabhängig von Layout oder Format
• Erkennung von Rechnungspositionen – auch bei komplexen Belegen
• Übersichtliche Strukturierung aller Inhalte – klar, nachvollziehbar, prüfbar
• Direkte Zuordnung zu Bestellungen und anderen Vorgängen

Das Ergebnis sind keine unübersichtlichen PDFs mehr, sondern klare, prüfbare Daten als Grundlage für schnelle Entscheidungen.

Automatischer Abgleich – sofort sehen, was passt und was nicht

Der entscheidende Schritt im Rechnungseingang ist der automatisierte Abgleich der relevanten Belege und Vorgänge.

• Lieferschein vs. Bestellung
• Rechnung vs. Lieferschein
• Position für Position

Abweichungen werden sofort sichtbar, z. B.:

• Preise stimmen nicht
• Mengen weichen ab
• Positionen fehlen oder sind zusätzlich enthalten

Das spart Zeit, schafft Sicherheit und ersetzt manuelle Vergleiche in Excel oder auf Papier.

Freigaben, die von selbst laufen

Wenn alle Informationen übereinstimmen, kann der Prozess weitgehend automatisch weiterlaufen.

• Automatische Freigabe möglich
• Direkte Übergabe an nachgelagerte Systeme (z. B. ERP)

Wenn Abweichungen auftreten, wird nicht der gesamte Ablauf blockiert, sondern gezielt an der richtigen Stelle eingegriffen.

• Gezielte Weiterleitung zur Prüfung
• Klare Kennzeichnung der Abweichung
• Schnelle Bearbeitung durch den zuständigen Mitarbeiter

So entsteht ein Prozess, der nur dann manuelle Aufmerksamkeit benötigt, wenn sie tatsächlich erforderlich ist.

Auch komplexe Fälle? Kein Problem.

Der digitale Rechnungseingang ist nicht auf einfache Standardbelege beschränkt. Auch komplexere Konstellationen lassen sich zuverlässig verarbeiten.

• Sammelrechnungen werden korrekt aufgelöst
• Zentralregulierung wird berücksichtigt
• Unterschiedliche Lieferantenformate werden zuverlässig verarbeitet

Dabei bleibt der gesamte Ablauf nachvollziehbar, prüfbar und revisionssicher.

Transparenz statt Blackbox

Jede Rechnung durchläuft einen klar definierten Prozess, der jederzeit nachvollzogen werden kann.

• Wer hat geprüft?
• Was wurde freigegeben?
• Wo gab es Abweichungen?

Alle Schritte sind dokumentiert. So entsteht Transparenz statt Unsicherheit – auch bei Rückfragen, Prüfungen oder im Audit.